Koszty: dlaczego współpraca z MH-info jest korzystniejsza niż zatrudnienie informatyka?

Słaba infrastruktura IT, wiecznie zawieszający się serwer, brak specjalistów sprawia, że zamiast zająć się nową strategią marketingową i realizacją zamówień, wszyscy zajmują się niedziałającymi komputerami czy problemami informatycznymi. Tak w skrócie wygląda codzienność niejednej, polskiej firmy. Antidotum na te problemy może być outsourcing IT. Co to takiego i dlaczego warto wybrać to rozwiązanie ze względu na aspekt finansowy?

Zastanawiające jest jak to się dzieje, że zatrudnienie informatyka na etacie miało być rozwiązaniem problemów z utrzymaniem środowiska informatycznego w Twojej firmie,  zamienia się w kolejny ogromny problem?

Liczyliśmy, że będzie solidnie pracował (przecież robił takie dobre wrażenie w czasie rozmowy kwalifikacyjnej, wykazując się duża wiedzą, niestety zazwyczaj teoretyczną!), a jednak okazało się, że nie posiada wystarczającej wiedzy technicznej, aby przejąć obsługę informatyczną.

Liczyliśmy, że dzięki temu odzyskamy mnóstwo czasu i będziemy wreszcie mogli odpocząć lub przynajmniej robić więcej tego, co rozwija naszą firmę i daje źródło dochodu, a tymczasem poświęcamy połowę naszego czasu na wdrożenie nowego pracownika a przez to pracujemy dłużej niż wcześniej... Bo nie dość, że nadal musimy wykonywać te wszystkie zadania, co dotychczas, to jeszcze mnóstwo czasu zajmuje nam wytłumaczenie nowemu pracownikowi, jak działa infrastruktura informatyczna, jaki mamy sprzęt i zabezpieczenia. A potem poprawianie tego, co zrobi źle bądź niezgodnie z naszymi oczekiwaniami... Ponadto osoba która miała nam pomóc wdrażać nowe narzędzia i usługi informatyczne, nie ma wystarczającej wiedzy, aby to zrobić.  Dlatego nie dość , że taka sytuacja powtarza się średnio co kilkanaście miesięcy, to również odbiera nam chęć do prowadzenia biznesu.

Wielu przedsiębiorców chciałoby się obudzić z tego koszmaru... Niektórzy na skutek traumatycznych przeżyć związanych z rekrutacją stwierdzają, że dobrych pracowników na rynku nie ma... Że wszyscy tylko chcą dostawać pieniądze za nic...a informatycy już w ogóle nic nie robią i w sumie dochodzą do wniosku, że lepiej było, gdy byli sami i może warto do tego wrócić... Więc zwalniają tego pracownika bądź sam odchodzi na skutek braku dopasowania wiedzy informatyka do oczekiwań... Wówczas cały proces się powtarza a jeśli ta sytuacja trwała od pół roku do roku to właśnie straciliśmy ok 100 000 zł..

Skąd aż taka duża kwota?

Otóż... przyjmijmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie 3000 netto (nie oszukujemy się.. o takie wynagrodzenie ubiega się osoba która nie posiada odpowiedniej wiedzy, aby utrzymywać infrastrukturę informatyczną w sposób zapewniający jej bezpieczną, wydajną i bezawaryjną pracę, więc zazwyczaj wynagrodzenia specjalistów w branży IT są wyższe. Całkowity koszt pracodawcy wynosi 5072zł/msc.  Do tego należy doliczyć koszt wynagrodzenia osoby która ją wdraża oraz koszt przygotowania i wyposażanie stanowiska pracy. Zazwyczaj jest to manager, doświadczony pracownik, bądź właściciel, ponieważ musi to być osoba, która wie najwięcej odnośnie infrastruktury informatycznej w firmie.

A zatem:

wynagrodzenie informatyka: 3000 zł na rękę

Całkowity koszt wynagrodzenia pracodawcy : 5072 zł/msc

Okres wdrożenia pracownika: min 6 miesięcy

Koszt informatyka przez 6 miesięcy kiedy cały czas "uczy się naszej firmy": 5072 x 6 miesięcy = 30 434 zł

Koszt managera/właściciela przez 6 miesięcy, który wdroży danego pracownika to min ok 60 000 zł

Koszty rekrutacji pracownika: średnio kilka tysięcy złotych wliczając w to ogłoszenia, prowizje dla agencji oraz czas poświęcony na rozmowy rekrutacyjne.

Podsumowując: 30 434 + 60 000zł + koszty rekrutacji =ok 100 000 zł.

Mimo wielu znanych korzyści, jakie niesie z sobą outsourcing IT, wiele przedsiębiorstw obawia się tego rodzaju współpracy. Z jednej strony umowa o świadczenie usług zewnętrznych kojarzy się z rozbudowanym pakietem usług obejmujących całą sferę IT w firmie, a w związku z tym i znacznymi kosztami. Z drugiej strony natomiast, powierzchowna wiedza na temat sposobu działania np. chmur internetowych, zewnętrznego dostępu do baz danych itp. budzi obawy o bezpieczeństwo tajemnic firmowych. Skutek jest często taki, że problemy się mnożą zamiast ułatwiać nam prowadzenie firmy. Wynika to też z faktu, że na początku współpracy z firma zewnętrzną, należy "uzdrowić" znaczną część infrastruktury informatycznej, która  była zaniedbywana ze względu na brak wystarczającej wiedzy informatyka z każdej dziedziny IT.  Pamiętajmy, że uchybienia w zakresie IT mają niekorzystny wpływ na podstawową działalność firmy, która sama nie jest w stanie poradzić sobie z problemami informatycznymi.

Outsourcing IT – zalety pod kątem finansowym:

Zlecenie usług informatycznych na zewnątrz, w naszym przekonaniu,  jest o wiele korzystniejsze niż własny etat informatyka. Skupimy się tutaj wyłącznie na aspekcie finansowym, natomiast aspekt technologiczny jest przedstawiony na kolejnej stronie. A zatem  jakie oszczędności niesie za sobą zlecenie usług informatycznych do MH-info:

  1. Wdrożenie stałej obsługi informatycznej MH-info - możemy porównać do okresu wdrożenia nowego pracownika.  w tym okresie uczymy się firmy klienta, określamy model współpracy oraz najważniejsze czynniki dla klienta w ramach współpracy. WAŻNE: wdrożenie stałej obsługi informatycznej MH-info, wykonujemy raz i nie powielany kosztów z nim związanych jakie mają miejsce za każdym razem przy zatrudnieniu informatyka. A tymczasem zobacz: przez rok pracownik będzie Cię kosztował kilkadziesiąt tysięcy złotych. A jeśli rekrutacja będzie nieudana, to zatrudnienie niewłaściwej osoby będzie Cię kosztowało (według badań) 150–200% jego rocznych zarobków. Gdybyś miał wydać te pieniądze na coś innego, to pewnie nie wypuściłbyś ich łatwo z rąk...Gdyby to miał być np. samochód za kilkadziesiąt tysięcy lub nowy serwer czy wymiana komputerów w firmie, to sporo czasu spędziłbyś na poszukiwaniu najlepszej możliwej opcji. Nie robiłbyś tego na szybko i w pośpiechu, bo miałbyś poczucie, że to są ciężko zarobione pieniądze i nie chciałbyś ich stracić...

To bardzo groźna pułapka i nie ma tu chyba lepszego rozwiązania, niż po prostu sprowadzenie tego do twardych liczb. Policzmy sobie, ile ten pracownik będzie miesięcznie Twoją firmę "kosztował" (ze wszystkimi ZUSami i innymi składkami na rzecz państwa). A potem przemnóżmy tę kwotę przez 24, czyli 200% rocznego wynagrodzenia. I sam zobaczysz, o jak dużą stawkę gramy... Chyba więc nie warto naprawdę się solidnie zastanowić o ile korzystniejsze będzie zlecenie obsługi informatycznej do MH-info, gdzie koszt wdrożenia nie przekracza rocznych kosztów zatrudnienia informatyka i ponosimy go tylko RAZ. 

2. Ogłoszenie typu "informatyk od wszystkiego":

Zazwyczaj ogłoszenie o pracę dla informatyka możemy porównać do lekarzy: poszukujemy lekarza ogólnego, kardiologa, ortopedy, neurologa, chirurga itd. Jednym słowem "osoba od wszystkiego". Czy naprawę skorzystalibyśmy z usług lekarza który mówiłby że zna się na każdej z tych dziedzin...?

Zwykle zaczyna się od "zatrudnię informatyka bądź specjalistę ds. IT", potem krótki i ogólny opis tego, co będzie robić (najlepiej żeby się znał na wsparciu użytkowników, sieciach komputerowych, systemach, serwerach, kopiach zapasowych i  jeszcze kupował dla nas najlepszy i najtańszy sprzęt komputerowy. Opis oczekiwań (gdzie główna koncentracja jest nastawiona na "minimum X–letnie doświadczenie" bądź świeżo po studiach, żeby zaoszczędzić pieniądze, zamiast nie na referencje i zakres wiedzy?), a potem dosłownie kilka banalnych haseł, co firma oferuje (np. "oferujemy umowę o pracę", "atrakcyjne warunki zatrudnienia", "atrakcyjne wynagrodzenie"). I tyle! Jak ktoś jest zainteresowany, to niech wysyła CV..

Dziwisz się zatem, że przy tak skonstruowanej ofercie wysyłają CV tylko najwięksi desperaci  lub "informatycy" od wszystkiego-przynajmniej takie mają wrażenie na temat swoich umiejętności?

Dlatego jeśli już szukamy informatyka na etacie, rzetelnie sprawdzając jego wiedzę a ogłoszenie powinno zostać napisane z taką samą starannością, jak najlepsze oferty dla Klientów VIP, a proces rekrutacji przygotowany z najwyższą starannością.

Porównajmy to do umieszczenia ogłoszenia typu "szukam samochodu – ma być czerwony, duży i szybki" – to jak myślisz, kto by Ci na to odpowiedział? Czy osoba posiadająca bezwypadkowego, garażowanego mercedesa GLE z silnikiem diesla miałby w ogóle ochotę wykonać do Ciebie telefon, czy przesłać ofertę? Oczywiście, że nie!  Na takie ogłoszenie odpowiedziałby tylko desperat, który koniecznie chce sprzedać swój powypadkowy samochód.

Nasza rada i wskazówka: 

jeśli na ogłoszenie nie odpowiedziało co najmniej 50 osób (o ile nie poszukujemy kogoś do "badań  molekularnych, ale to bardzo rzadkie przypadki), to znaczy, że jest mało atrakcyjne. Nie przyciąga, a dla czytelników tego ogłoszenia Twoja firma nie jest wystarczająco ciekawą alternatywą dla ich dzisiejszego miejsca pracy. Więc nawet nie pomyślą o aplikowaniu do Twojej firmy.

3. Wybór kandydata na podstawie błędnych założeń.

Nawet jeśli solidnie przemyślimy proces i napiszemy dobre ogłoszenie to czeka nas kolejne zagrożenie, na którym polega mnóstwo osób. Bardzo łatwo bowiem wpaść w pułapkę błędnej oceny kandydata...

Większości nam, wydaje się, że potrafimy ocenić drugą osobę "w kilka sekund" albo na podstawie "pierwszego wrażenia"... Bo kto robi na nas dobre pierwsze wrażenie? Osoby, które są podobne do nas. Z takimi ludźmi czujemy "chemię".

Niestety, najczęściej w dobrze przeprowadzonej rekrutacji nie szukamy osoby podobnej do siebie, tylko wprost przeciwnie – kogoś, kto będzie z przyjemnością robił te rzeczy, których Ty nienawidzisz bądź własnie w nich się nie specjalizujesz. Kogoś, kto wniesie nowe spojrzenie. Takiej osoby zwykle wcale nie polubisz na początku rozmowy kwalifikacyjnej.

Podsumowując,  w czasie rekrutacji należy zdać się na twarde fakty i jasne kryteria a nie na naszą intuicję.

4. brak planu wdrożenia:

Jeśli pomyślnie i prawidłowo przejdziemy poprzednie etapy i wybierzemy świetnego kandydata, to bardzo łatwo możemy go zniechęcić, jeśli źle wdrożysz go do pracy...

Zazwyczaj firmy nie mają określonego planu wdrożenia, czyli czego i w jakim czasie oczekujemy od naszego kandydata oraz ile czasu potrzebuje, aby nauczyć się naszej firmy. Jeśli wdrożenie przebiega w sposób: "patrz, ucz się i rób tak samo, jak on", to 100 000 wydanych na zatrudnienie specjalisty ds. IT jest czystym marnotrawstwem. 

Jeśli przed zatrudnieniem pracownika, nie posiadamy instrukcji ani procedur obowiązujących na danym stanowisku, wówczas proces rekrutacji w większości przypadków nie przekłada się na większe oszczędności finansowe ani porządek i rozwój firmy.

Firma MH-info ma konkretnie określony plan wdrożenia stałej obsługi informatycznej u klienta, postępując zgodnie z procedurą wdrożenia, mają pewność, że żaden ważny aspekt nie zostanie pominięty. Na zakończeniu wdrożenia, klienta otrzymuje dokumentację jak wygląda środowisko informatyczne w przedsiębiorstwie, która służy jako punkt odniesienia do dalszych prac i planowania kierunku rozwoju IT.

 

Podsumowując, co jest najważniejsze w procesie zatrudnienia specjalisty IT? To, żeby nowy pracownik pasował do tej  firmy i jej stylu bycia ale też do zarządzania i misji firmy. Powinien posiadać mierzalną wiedzę techniczną, sprawdzone referencje i wizję utrzymania i rozbudowy infrastruktury informatycznej dopasowanej rozwoju przedsiębiorstwa. Posiadanie procedur i instrukcji na stanowisku pracy, według której praca powinna zostać wykonana aby utrzymać standardy informatyczne są również niezbędne. 

Brak czasu na przygotowanie procesu zatrudnienia pracownika, procesu wdrożenia i planu jego pracy.Jest to zrozumiały stan rzeczy. Natłok codziennej pracy, niekończących się telefonów i maili, problemów z pracownikami, klientami, partnerami biznesowymi czy dostawcami przysparza nam wystarczająco dużo pracy, aby jeszcze myśleć o przygotowaniu rekrutacji i procesu wdrożenia. Dlatego powinniśmy wyzbyć się przekonania informatyk jeszcze zanim rozpocznie pracę zna się na wszystkim i nie trzeba go wdrażać w nasz biznes.

Współpraca z MH-info pomoże Ci zaoszczędzić ok 100 000 zł, czy warto?

Po pierwsze: Precyzyjna kontrola i kosztów

– Podpisanie umowy z dostawcą usług IT daje możliwość bardzo dokładnego zaplanowania i kontrolowania kosztów z tym związanych. Umowa jasno precyzuje zakres usług i ich koszt. Jakkolwiek wydawać by się mogło, że są to usługi bardzo specjalistyczne, a więc drogie, dokładne przyjrzenie się ofertom cenowym, tej opinii nie potwierdza. Oczywiście jakość ma swoją cenę, ale rynek i rosnąca konkurencja wśród usługodawców sprawiły, że coraz więcej firm IT daje możliwość elastycznego wyboru usług, każdorazowo dostosowując ofertę do potrzeb konkretnej firmy – mówi Arnold Nowak, członek zarządu, Head of Global Hosting Infrastructure z firmy itelligence, która ma wieloletnie doświadczenie w zakresie outsourcingu IT i z powodzeniem świadczy takie usługi.

 

bezpieczeństwo.

Zewnętrzna usługa to też brak kosztów związanych ze szkoleniami własnego personelu. Rynek IT, tj. parametry sprzętu, rozwiązania programowe szybko się zmieniają. By być na bieżąco niezbędne jest systematyczne uzupełnianie wiedzy. Firmy zewnętrzne, specjalizujące się w danym obszarze usług inwestują w szkolenia i pracowników, bo koszt ten rozkłada się na różnych klientów.

Po drugie: Selektywny wybór usług

Ponieważ przedsiębiorstwa nie zawsze chcą lub mają możliwość rezygnacji z własnego działu IT, wsparcie outsourcingowe może obejmować kilka obszarów, pojedyncze projekty lub obowiązywać tylko przez jakiś czas. Elastyczne podejście do potrzeb klienta to dziś standard w obsłudze klienta z obszaru IT.

Klienci mogą dziś wybierać usługi z następujących zakresów:

  • Zarządzanie siecią
  • Dostęp VPN
  • Zabezpieczanie danych - zdalny backup
  • Dostęp do urządzeń przenośnych (MDM)
  • Usługa na żądanie (on-demand), wykorzystywana najczęściej w razie usterek i awarii
  • Wsparcie przy wdrażaniu projektów informatycznych np. SAP.

Po trzecie: Pełna dostępność i bezpieczeństwo IT

Umowa outsourcingowa to pewność i bezpieczeństwo dla firm. Czynności z zakresu IT są wykonywane niezależnie od obciążenia innymi projektami, absencji chorobowej, urlopów. Kolejny istotny aspekt to szybka reakcja w razie awarii. To kluczowa kwestia w dobie coraz częściej wykorzystywanych systemów wsparcia informatycznego. Wiele firm korzysta dziś nie tylko z elektronicznej ewidencji faktur, stanów magazynowych, baz klientów, zamówień itp. Awaria systemu, czy sprzętu unieruchamia pracę, co nawet w skali jednego dnia powoduje znaczne koszty. Zewnętrzne wsparcie IT interweniuje natychmiast.